InfoBox 待辦清單操作篇：每天三段整理，不漏掉該處理的事

客服訊息進來了、系統偵測到需要人工接手、某個事項還沒處理……事情一多，最怕的不是忙，而是其中一件悄悄沉下去，直到客戶再次追問才被想起。InfoBox 的待辦清單就是用來接住這些工作：把需要人處理的事項集中列出，讓你知道現在有哪些事還沒完成，也保留已處理項目，方便回頭確認。

這篇不談複雜管理方法，只說明待辦清單裡有哪些功能，以及團隊每天怎麼用比較順。建議把檢查待辦拆成早上、工作中、下班前三段。每次不用花很久，但要固定做，才不會讓清單變成另一個被遺忘的角落。

先分清楚「待辦」與「通知」

進入頁面後，可以看到「待辦」和「通知」兩個分頁。兩者看起來都像系統在提醒你，但用途不同。

「待辦」放的是需要採取行動的事項。例如客服對話需要真人回覆時，相關項目會出現在待辦清單。這類內容的重點是後續處理，不是讀過就算了。看到項目後，可按「前往處理」，直接進到對應位置完成工作。處理完畢，再回來把該筆待辦標為已完成。

「通知」則用來查看系統通知。若要調整通知設定，必須由站長操作；其他成員可以查看，但不能自行更改設定。團隊若想增減通知，先把需求整理清楚，再請站長統一調整，比每個人各自猜測設定狀態有效率。

待辦可依「未完成」、「完成」或「全部」篩選。日常工作建議先停在「未完成」，因為這裡才是現在仍需處理的事項。想確認剛才完成了哪些工作，再切到「完成」；需要追查某件事從出現到結束的狀態時，則可用「全部」一起查看。

項目多時，不必一路往下翻。直接使用搜尋功能，輸入你記得的關鍵字，先縮小範圍再確認內容。搜尋和狀態篩選可以搭配使用：例如先選未完成，再搜尋特定對話或事項，比在整份清單中找快得多。若搜尋不到，也先檢查目前套用的是哪個狀態，避免項目已完成，畫面卻只顯示未完成。

未完成的待辦會永久保留，不會因為放了幾天就自動消失。這項設計能避免尚未處理的工作被系統清掉，但也代表團隊不能靠「過幾天它會不見」來整理畫面。只要工作還沒完成，它就應該留在清單裡；如果已經處理好，就應明確標為完成。

遇到客服需要真人介入的項目，先打開內容確認狀況，再按「前往處理」。不要一看到提醒就先勾完成，因為待辦的完成狀態應該反映工作是否真的結束，而不是代表「我有看到」。

進入客服處理畫面後，閱讀前後對話、確認客戶問題，完成該做的回覆或後續動作。確定不再需要處理，才回到待辦清單將該筆標為已完成。這個順序很簡單：先看內容、前往處理、完成後再結案。只要每位成員都照同一個順序操作，其他人查看清單時，就能相信未完成真的有事要做，完成也真的已經處理完。

如果事情暫時無法結束，例如還在等資料或需要別人協助，就先保留未完成。未完成永久保留，正好能讓它持續出現在工作視線內。團隊可以在交接時說明卡在哪裡，但不要為了讓數字變少而提前勾掉。

已完成項目預設保留 7 天，期滿後不再保留。七天通常足以處理近期確認，例如同事詢問某件事是否已經做完，或需要回看這幾天的處理狀況。

若團隊希望長期留下完成紀錄，可以把已完成項目的保留天數改成 0；設定為 0 代表永久保留，不是立即刪除。這一點很容易看反，調整前要先確認團隊的目的。想保留完整紀錄就設 0，只需查看近期完成項目則可維持預設 7 天。

保留多久沒有單一標準。重點是團隊先約定用途：如果完成清單常用於交接、複查或追蹤，就適合永久保留；如果大家只關心最近一週，預設值會讓畫面比較俐落。無論採用哪種設定，都要讓成員知道，避免有人以為完成紀錄一直都在，幾週後才發現已超過保留期限。

早上第一次打開 InfoBox 時，先查看未完成待辦。用篩選和搜尋快速掌握今天要處理的內容，遇到客服需真人介入，就按「前往處理」。這一段的目標是分流與排序，不必為了清單歸零而匆忙結案。

工作進行中，完成一件就處理一件。回覆已送出、後續動作也完成後，將對應待辦逐筆標為已完成。逐筆操作雖然多一個動作，卻能讓清單狀態和實際進度一致，也比較容易發現還有哪些項目卡住。

下班前再檢查一次未完成。確認今天能收尾的是否都已完成，暫時無法結束的則保留，並在交接時說清楚原因。接著切到完成清單，抽看當天幾筆紀錄，確認沒有誤勾。這一段不是要求把數字清成零，而是讓隔天接手的人看到可信的狀態。

清單提供逐筆完成，也提供「全部標為已完成」。後者適合在你已逐項確認，而且畫面中的待辦確實都處理完時使用。它省的是重複點擊時間，不是省略確認工作的捷徑。

最危險的用法，是把「全部標為已完成」當成清空畫面的按鈕。畫面乾淨不代表事情完成，一次全部勾掉，反而可能讓尚未回覆的客服事項失去提醒。尤其未完成項目本來會永久保留，這正是系統用來防漏的機制；為了看起來整齊而全部完成，等於自己關掉這層保護。

按下前先看目前的篩選與搜尋條件，也要逐項確認顯示內容。如果其中只要有一筆仍待處理，就不要使用全部完成，改採逐筆標記。團隊也可以約定，平常一律逐筆完成，只有清單內容少、責任人明確且已全部核對時，才使用批次操作。

一份好用的待辦清單，不一定永遠是零，而是每個狀態都可信：未完成代表真的還有後續，已完成代表工作確實結束。搭配搜尋、狀態篩選與前往處理，就能從提醒直接走到實際工作，不必另外記在腦中。

每天照三段節奏使用：早上查看與分流，工作中逐筆完成，下班前檢查與交接。需要調整通知設定時交由站長處理；需要保留完成紀錄時，再確認 7 天或 0 天是否符合團隊需求。把這些小規則守住，待辦清單才會是可靠的工作入口，而不是另一個只求清空的數字。

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